Comment rédiger une fiche de poste ?

Valentin MOINOT	Article rédigé par Access Com'
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Qu'est-ce que la fiche de poste ?

Chaque employé au sein de l'entreprise peut contribuer à la rédaction de sa fiche de poste. La fiche de poste est le descriptif détaillé du rôle et des missions de chacun au sein de l'entreprise.

Elle est rédigée par l'agent concerné, ainsi que par son supérieur direct, de manière à être la plus claire et la plus proche possible de la réalité.

Il ne faut pas confondre la fiche de poste avec un profil de poste. Il ne s'agit pas ici de présenter les missions telles qu'elles sont idéalisées, dans un processus de recrutement par exemple, mais telles qu'elles sont réellement effectuées.

Une fiche de poste doit renseigner sur l'état actuel des choses, et être une représentation concrète du poste tel qu'il est à l'instant présent.

Pourquoi rédiger des fiches de poste ? 

La fiche de poste a différents intérêts, en particulier au sein de l'entreprise. Il s'agit avant tout d'un outil de communication, qui permet à chacun de clarifier son rôle.

Le dirigeant ou le DRH peut également utiliser l'ensemble des fiches de postes pour mieux déterminer certaines fonctions ou certains usages dans l'entreprise, notamment concernant des missions qui concernent plusieurs collaborateurs.

Dans une relation entre un supérieur et un agent, la fiche de poste est également un bon moyen de faire un bilan ou d'identifier les difficultés rencontrées pour telle ou telle mission.

L'intérêt de créer une fiche de poste pour chacun

La rédaction de la fiche de poste permettra au salarié une communication claire avec son supérieur hiérarchique, ce qui sera l'occasion de remettre à plat certaines choses ou d'insister sur l'intérêt de telle ou telle mission.

C'est également l'occasion d'être responsabilisé au sein de l'entreprise, et de discuter des évolutions souhaitées pour le poste.

La direction bénéficiera quant à elle, lors de la rédaction des fiches de poste, d'une connaissance plus complète de son service, de meilleurs outils pour travailler l'organisation au sein de l'entreprise.

Les entretiens avec chacun des collaborateurs seront également l'occasion d'identifier les conflits ou problèmes qui peuvent régner au sein de l'équipe, ou encore de déterminer certains besoins pour améliorer l'efficacité de l'entreprise.

Conseils avant la rédaction des fiches de poste

Avant toute chose, il est important de respecter certaines règles pour rendre le travail sur les fiches de poste le plus efficace possible.

Naturellement, il est de prime importance que ce travail soit fait pour tous les postes de l'entreprise. Il serait inutile de le mener sur la moitié des collaborateurs uniquement !

L'implication de chacun dans sa fiche de poste est indispensable, sous peine d'avoir une vision faussée ou idéalisée des missions du poste, sans prendre en compte la vision réelle de l'agent.  

Il est également important d'expliquer à tous, de manière collective, la nature et l'intérêt des fiches de poste, en clarifiant clairement les enjeux. Avant le processus de rédaction, il est important que l'agent comprenne qu'il se doit d'être le plus objectif et le plus franc possible.

Rédiger la fiche de poste : description du poste

La fiche de poste est divisée en différentes catégories qui permettent de dégager un point de vue clair du poste et des missions.

L'organisation de la fiche sera faite de la manière suivante :

	Intitulé du poste
	Informations individuelles de l'agent : nom, prénom, statut, catégorie, grade,...
	Informations sur le service : missions du service, effectif, organisation,...
	Missions du poste : divisées en une mission globale, d'où découlent différentes missions secondaires. Chaque mission est détaillée en fonction des activités qui en résultent. Les différentes activités sont si possibles quantifiées, de manière à donner une idée de l'importance qu'elles représentent dans les missions de l'agent.
	Contraintes et difficultés du poste : liées aux missions, à l'environnement de travail, etc.
	Compétences requises : divisées en trois catégories : savoirs, savoir-faire et savoir-être.

Cette partie reprend les caractéristiques essentielles nécessaires au titulaire du poste. Le savoir est l'ensemble des connaissances théoriques a connaître, le savoir-faire l'ensemble des connaissances pratiques (habileté spécifique, maîtrise de technique et de méthodologie), le savoir-être reprend les comportements et attitudes à adopter dans une situation donnée.

Utiliser la fiche de poste dans une démarche de recrutement

Certes, la fiche de poste est un outil de communication interne très efficace, mais il peut aussi être utilisé dans le cadre d'un recrutement, notamment après le départ de l'un de vos collaborateurs. Il peut être très utile d'utiliser la fiche de poste pour diffuser une offre de travail, aussi bien en interne qu'en externe. 

Naturellement, vous n'utiliserez pas la fiche de poste de manière brute, puisque sa première vocation n'est pas le recrutement. Une première étape sera d'"universaliser" la fiche, surtout si vous désirez l'utiliser pour un recrutement externe, en enlevant toutes les informations que seuls vos collaborateurs peuvent comprendre. Il faudra également enrichir votre fiche de poste de renseignements et informations utiles sur le profil recherché, comme les compétences attendues, ou la formation souhaitée.

Il vous sera indispensable de conserver les informations clefs de votre fiche de poste, à savoir l'intitulé du poste, la situation du poste au sein de l'organisation, la finalité du poste, les missions et activités principales ainsi que les compétences requises. Ces informations présentes, la fiche sera à même de renseigner quiconque s'intéresse à votre offre d'emploi.

Vous voilà fin prêt pour entamer votre démarche de rédaction de vos fiches de poste ! Pensez à impliquer vos collaborateurs dans cette démarche, car il serait dommage de ne pas profiter des bénéfices qu'elle pourrait vous apporter au niveau organisationnel.