Comment préparer et organiser un évènement dans votre entreprise ? (2/2)

Valentin MOINOT	Article rédigé par Access Com'
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Comment planifier un évènement d'entreprise ?

Organiser un évènement nécessite une véritable planification, et ne peut se faire à la légère.

Voici les différentes étapes de l'organisation événementielle, qui vous permettront de vous assurer de la qualité et de l'efficacité de votre évènement d'entreprise :

Étape 1 : Fixer les objectifs

La création d'un évènement ne peut se faire sans un besoin réel de la part de votre entreprise. En effet, il ne s'agit pas de créer un évènement d'entreprise pour la beauté du geste, mais bien de mettre en place un évènement qui a lieu d'être, et vous permettra d'accomplir des objectifs précis.

La première question à vous poser est pourquoi créer cet évènement. Voulez-vous récompenser vos collaborateurs ? Lancer un nouveau produit ? Faire connaître votre entreprise à de nouveaux prospects ? De ce premier constat, vous serez capable de déterminer quel est le public d'un évènement. Ce qui vous permettra de réfléchir plus concrètement de la nature de l'évènement à mettre en place. 

Étape 2 : Préciser la nature de l'évènement

Le plus important au moment de planifier un évènement est de déterminer sa nature. Il s'agit avant tout de proposer un évènement qui intéresse directement le public visé. À présent que vous connaissez votre objectif et votre public, réfléchissez au type d'évènement d'entreprise qui leur convient le mieux :

	Repas (petit-déjeuner, apéritif, etc.)
	Conférence
	Séminaire
	Présentation
	Voyage
	Etc.

Les solutions sont multiples et dépendront avant tout de vos besoins. Pour organiser un évènement, vous devrez bien entendu réfléchir aux intervenants à inviter (internes ou externes à l'entreprise), mais aussi au sujet de l'évènement d'entreprise. Sachez trouver un sujet pertinent, qui incite à la participation et n'est pas traité lors d'évènements concurrents proches du vôtre.

Une fois que vous avez déterminé quel type d'évènement vous souhaitez mettre en place, il vous faudra vous tourner vers la partie logistique de l'organisation d'évènement. Vous pouvez alors opter pour passer par des professionnels de l'organisation évènementielle ou organiser l'évènement en interne. Notez que le choix des professionnels sera plus coûteux, mais vous épargnera une organisation importante. Si vous optez pour l'organisation en interne, nous vous conseillons de mettre en place une équipe dédiée à l'évènement.  

Étape 3 : Fixer la date et le lieu

Une fois que la nature de l'évènement et les intervenants sont fixés dans votre esprit, l'étape suivante de l'organisation d'évènement consiste en la concrétisation de ce dernier. Cela passe naturellement par le choix d'une date et d'un lieu pour votre évènement. Il faudra bien entendu vous assurer de la disponibilité du lieu et de la date choisie pour lancer vos invitations.

L'organisation évènementielle nécessitant un temps précieux, il est recommandé de choisir  une date assez éloignée dans le temps, ne serait-ce que pour vous laisser tout le loisir d'organiser l'évènement et de préparer les intervenants. On recommandera de réserver le lieu au moins trois mois à l'avance. Attention ! Certains lieux ou certains types d'évènement nécessitent d'être planifiés un an à l'avance. À vous de mesurer la faisabilité de votre évènement dans le temps.

Pour fixer la date d'un évènement, nous vous conseillons de réfléchir aux disponibilités de votre cible. Généralement, il est de bon ton d'éviter les week-ends (vendredi soir compris), les ponts et bien entendu les vacances scolaires. On préférera généralement faire l'évènement en semaine, un mardi ou un jeudi, jour où les parents sont les plus disponibles. Vérifiez systématiquement que la date choisie ne coïncide pas avec un évènement semblable, en particulier s'il s'agit d'un évènement important pour votre cible.

Le choix du lieu d'un évènement professionnel sera également d'une grande importance. Vérifiez préalablement la qualité du lieu choisi sur internet ou auprès d'anciens clients dudit lieu. Optez systématiquement pour un lieu qui permet de présenter votre entreprise sous son meilleur jour. Naturellement, arrangez-vous pour que ce lieu soit proche de la zone géographique de votre cible, et facile d'accès. N'oubliez pas que votre lieu doit être capable d'accueillir le public attendu et doit disposer du matériel nécessaire (cuisines, salle de présentation, tables, etc.).  

Étape 4 : Préparer l'évènement

Une fois que votre évènement est fixé dans le temps et l'espace, il ne vous reste plus qu'à le préparer de la manière la plus concrète possible. Cela passe naturellement par la création du programme de l'évènement, l'invitation et la préparation des intervenants, la mise en place logistique (achat ou location du matériel, contacts avec le traiteur, préparation de l'équipe des serveurs, etc.).

Si vous avez choisi de vous occuper vous-même de la planification d'évènement, vous devez être en mesure de détailler chaque minute de l'évènement pour être certain de ne RIEN oublier. Comment les invités seront-ils reçus ? Quelles seront les différentes présentations ? Combien de temps durera chaque présentation ? Quel sera le matériel nécessaire ?

Veillez à ce que tout soit organisé à la minute près, et pensez à briefer vos intervenants sur la nécessité de respecter le timing. Rien n'est plus ennuyeux pour un invité que de voir un évènement s'éterniser.

Une fois votre évènement d'entreprise préparé dans les moindres détails, pensez à établir une checklist organisation évènement pour ne rien oublier d'important. Planifier un évènement consistera à être capable de savoir qui contacter et à quel moment pour que tout soit en place le jour J.

Concernant l'envoi des invitations à un évènement, il se fera trois semaines à un mois maximum avant l'évènement. Inutile d'inviter le public plus tôt, car il risque d'oublier l'évènement. Plus tard, et vos invités risquent d'avoir déjà d'autres rendez-vous... 

Organiser un évènement : nos conseils

Grâce à ce plan d'organisation d'évènement, vous devriez être capable de mettre en place un évènement de manière plus sereine.

Voici néanmoins quelques derniers conseils, qui pourraient vous être d'une grande utilité pour planifier un évènement :

Organisez l'évènement à l'avance

Un évènement d'entreprise ne s'organise pas sur le tard. Plus vous aurez de temps de préparation et plus votre évènement sera réussi. Par ailleurs, le fait de planifier un évènement à l'avance vous permettra d'éviter le rush et d'échelonner le temps de préparation. C'est une bonne manière de dédier plusieurs de vos employés à la préparation d'évènement sans que cela n'empiète sur leurs tâches habituelles.

N'organisez jamais seul

Un évènement d'entreprise ne se planifie pas seul. Mettre en place une équipe dédiée à l'évènement vous permettra de ne rien oublier de vital. Ce sera d'ailleurs un excellent moyen de souder et de responsabiliser votre équipe. 

Définissez un budget clair 

Etablissez un budget global pour votre évènement avant toute chose. Cela vous permettra de créer un évènement à la hauteur de vos moyens et d'éviter les envies de grandeur.

Soyez prévoyant 

Une bévue est vite arrivée lors d'un évènement d'entreprise : batterie de micro à plat, ordinateur HS, intervenant qui se décommande à la dernière minute... Sachez prévoir du matériel supplémentaire et soyez capable de réagir à l'imprévisible. Prévoir un intervenant "de secours" ou un changement de programme de dernière minute vous permettra d'être prêt en toutes circonstances.

Ne négligez pas la communication 

S'il est très important de planifier un évènement, il l'est tout autant de communiquer sur cet évènement. Pensez à soigner les invitations et à créer des affiches de présentation de l'évènement. N'hésitez pas à utiliser le multisupport (courrier, mail, réseaux sociaux, etc.) pour communiquer autour de l'évènement, voire à relancer vos invités quelques jours avant ce dernier.